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OBLIGACIONES FORMALES DEL EMPRESARIO PARA SU CREACIÓN
1.1. EMPRESARIO INDIVIDUAL D.N.I. (no requiere ningún trámite específico). 1.2. SOCIEDAD CIVIL/COMUNIDAD DE BIENES
1.3. SOCIEDADES MERCANTILES Certificación acreditativa de que la denominación elegida por la Sociedad o Cooperativa no coincide con el de otra existente. Otorgamiento de escritura públicá: es un acto por el que los socios fundadores proceden a la firma de la escritura de constitución de la sociedad; se realiza ante un Notario. Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (I.T.P.A.J.D.), es un impuesto que grava la constitución de una sociedad (1 % sobre el capital social). Código de Identificación Fiscal (C.I.F.) es un número de identificación de la sociedad a efectos fiscales; se solicita en la Administración o Delegación de la Agencia Tributaria correspondiente al domicilio de la sociedad. Registro de la Escritura de Constitución en el Registro Mercantil correspondiente a su domicilio social para poder adquirir su personalidad jurídica. 2.1. DECLARACIóN DE ALTA EN EL IMPUESTO SOBRE ACTIVIDADES ECONóMICAS Es un tributo que grava el ejercicio de actividades empresariales profesionales o artísticas, se ejerzan o no en local determinado. 2.1.1. LUGAR DE PRESENTACIóN En la Administración de Hacienda que corresponda, según el domicilio fiscal, si la actividad es de ámbito nacional o provincial. En el Ayuntamiento, si la actividad es de ámbito local. 2.1.2. DoCUMENTACIóN A PRESENTAR
2.2. DECLARACIóN CENSAL La Declaración Censal es una comunicación que se hace a la Delegación de Hacienda correspondiente al domicilio fiscal de la empresa sobre el inicio, modificación o cese de actividad que han de presentar a efectos fiscales los empresarios, los profesionales y otros obligados tributarios. 2.2.1. DoCUMENTACIóN A APORTAR Fotocopia D.N.I. o C.1.F. Alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas. 3.1. INSCRIPCIóN DE LA EMPRESA EN LA SEGURIDAD SOCIAL Es obligatorio para todo empresario que vaya a efectuar contrataciones como paso previo al inicio de sus actividades. La inscripción será única por cada provincia donde se tenga un centro de trabajo, salvo que en la misma provincia se ejerzan dos o más actividades sometidas a ordenanzas de trabajo distintas. Se solicitará en la Tesorería de la Seguridad Social correspondiente al domicilio de la empresa. 3.1.1. DOCUMENTACIóN A APORTAR
3.2. ALTA EN EL RÉGIMEN ESPECIAL DE TRABAJADORES AUTóNOMOS Es el régimen de la Seguridad Social obligatorio para empresarios individuales, miembros de comunidades de bienes, socios de sociedades mercantiles y civiles y opcional para trabajadores de cooperativas. La afiliación y alta se lleva a cabo dentro de los 30 días naturales siguientes al alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas. Se presentará en la Tesorería de la Seguridad Social correspondiente al domicilio laboral. 3.2.1. DocUMENTACIóN A APORTAR
3.3. ALTA EN EL RÉGIMEN GENERAL Régimen de la Seguridad Social para trabajadores por cuenta ajena. Tanto la afiliación como la solicitud de alta en este régimen se debe realizar con anterioridad al comienzo de la relación laboral. Se presentará en la Tesorería de la Seguridad Social correspondiente al domicilio de la empresa. 3.3.1. DOCUMENTACIóN A APORTAR
3.4. COMUNICACIóN DE APERTURA DEL CENTRO DE TRABAJO Lo realizarán las empresas que procedan a la apertura del centro de trabajo o reanuden la actividad. Se debe realizar dentro de los 30 días siguientes al inicio de la actividad También se procederá, en su caso, a la adquisición y sellado de:
Se diligenciarán estos libros en la Dirección Provincial de Trabajo. 4.1. LICENCIAS DE OBRAS Es la Licencia Municipal necesaria para efectuar cualquier tipo de obras en un local, nave, establecimiento, etc. Se solicitará en el Ayuntamiento correspondiente. 4.1.1. DOCUMENTACIóN A APORTAR
Si las obras afectan a la estructura del local se presentará proyecto firmado por Técnico competente, visado por el Colegio Profesional correspondiente y con Dirección Facultativa que incluya: Planos, Presupuesto y Memoria. Las obras pueden ejecutarse hasta 6 meses después de concedida la licencia. 4.2. LICENCIA DE ACTIVIDADES E INSTALACIONES, (APERTURA) Es una Licencia municipal que acredita la adecuación de las instalaciones proyectadas a la normativa urbanística vigente y a la reglamentación técnica que pueda serle aplicable. Se solicita el Ayuntamiento correspondiente. 4.2.1. DoCUMENTACIóN A APORTAR
La actividad debe comenzar dentro de los 6 meses siguientes a la concesión de la licencia. 4.3. CAMBIO DE LA TITULARIDAD La titularidad de un negocio, con licencia de apertura concedida, puede cambiarse mediante un acto comunicado, siempre y cuando el mismo se halle en funcionamiento o lo haya estado en los seis meses anteriores a la fecha en que se pretende realizar el cambio. Se presentará en el Ayuntamiento correspondiente. 4.3.1. DocUMENTACIóN A APORTAR
La actividad debe comenzar dentro de los 6 meses siguientes al cambio de titularidad. 4.4. CAMBIO DE ACTIVIDAD (SóLO EN ACTIVIDADES INOCUAS) Es la posibilidad de cambio de actividad, mediante un acto comunicado, dependerá de la reglamentación de cada Ayuntamiento. Se presentará en el Ayuntamiento correspondiente. La Licencia de apertura o certificado de exhortos. a Plano o croquis de situación. a Planos de planta y sección del local. a Memoria descriptiva de la actividad y del local. a Presupuestos de las instalaciones. a D.N.I. del solicitante o escrito de constitución y C.I.F. La actividad debe comenzar dentro de los 6 meses siguientes al cambio de actividad. 5.1. LEGALIZACIóN DE LIBROS Destinatario. Sociedades mercantiles (Libros obligatorios según disposiciones legales vigentes que les sean de aplicación). Forma. Instancia por duplicado acompañado de los libros a legalizar. Plazo Antes de su utilización. Dentro de los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio, salvo el libro de actas. 6.1. OBLIGACIóN DE LLEVAR CONTABILIDAD 6.1.1. LLEVANZA DE LA CONTABILIDAD. LIBROS Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario. La contabilidad será llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas, sin perjuicio de la responsabilidad de aquellos. Se presumirá concedida la autorización, salvo prueba en contrario. 6.1.2. LIBRO DE ACTAS DE SOCIEDADES Las sociedades mercantiles llevarán también un libro o libros de actas, en las que constarán, al menos, todos los acuerdos tomados por las Juntas Generales y Especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones. Cualquier socio y las personas que, en su caso, hubiesen asistido a la Junta General en representación de los socios no asistentes, podrán obtener en cualquier momento certificación de los acuerdos y de las actas de las juntas generales. 6.2. LIBROS Y DOCUMENTOS CONTABLES 6.2.1. FORMA Y PLAZO PARA LA LEGALIZACIóN Los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que antes de su utilización, se ponga en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviere el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro. Será válida, sin embargo, la realización de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar lo libros obligatorios, los cuales serán legalizados antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. Lo dispuesto en los párrafos anteriores se aplicará al Libro de Actas, Libro Registro de Acciones Nominativas en las Sociedades Anónimas y en Comandita por Acciones y al Libro Registro de Socios en las Sociedades de Responsabilidad Limitada, que podrán llevarse por medios informáticos, de acuerdo con lo que se disponga reglamentariamente. Cada Registro Mercantil llevará un libro de legalizaciones. 6.2.2. LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES. DIARIO 6.2.2. 1. EL LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS ANUALES Se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirá con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales. 6.2.2.2. EL LIBRO DIARIO Se registrará día tras día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate. 6.2.2.3. FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS Todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan, los errores y omisiones padecidos en las anotaciones contables. No podrán utilizarse abreviaturas o símbolos, cuyo significado no sea preciso con arreglo a la ley, el reglamento o la práctica mercantil de general aplicación. 6.2.2.4. CONSERVACIóN DE LIBROS Y DOCUMENTOS Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo que se establezca por disposiciones generales o especiales. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que ser refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo. 6.2.2.5. VALOR PROBATORIO DE LA CONTABILIDAD El valor probatorio de los libros de los empresarios y demás documentos contables será apreciado por los Tribunales conforme a las reglas generales del Derecho. 6.2.2.6. SECRETO DE LA CONTABILIDAD La contabilidad de los empresarios es secreta, sin perjuicio de lo que se derive de lo dispuesto en las leyes. La comunicación o reconocimiento general de los libros, correspondencia y demás documentos de los empresarios, sólo podrá decretarse, de oficio o a instancia de parte, en los casos de suspensión de pagos, quiebras, liquidaciones de sociedades o entidades mercantiles, expedientes de regulación de empleo, y cuando los socios o los representantes legales de los trabajadores tengan derecho a su examen directo. En todo caso, fuera de los casos prefijados en el párrafo anterior, podrá decretarse la exhibición de los libros y documentos de los empresarios a instancia de parte o de oficio, cuando la persona a quien pertenezcan tenga interés o responsabilidad en el asunto en que proceda la exhibición. El reconocimiento se contraerá exclusivamente a los puntos que tengan relación con la cuestión de que se trate. El reconocimiento al que se refiere el artículo anterior, ya sea general o particular, se hará en el establecimiento del empresario, en su presencia o en la de la persona que comisione, debiendo adoptarse las medidas oportunas para la debida conservación y custodia de los libros y documentos. En cualquier caso, la persona a cuya solicitud se decrete el reconocimiento podrá servirse de auxiliares técnicos en la forma y número que el Juez considere necesario. 6.2.3. LAS CUENTAS ANUALES 6.2.3. 1. NATURALEZA Y COMPOSICIóN DE LAS CUENTAS ANUALES Al cierre del ejercicio, el empresario deberá formular las Cuentas Anuales de su empresa, que comprenderán el Balance, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y la Memoria. Estos documentos forman una unidad. La cuentas anuales deben redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa, de conformidad con las disposiciones legales. Cuando la aplicación de las disposiciones legales no sea suficiente para mostrar la imagen fiel, se suministrarán las informaciones complementarias precisas para alcanzar ese resultado. 6.2.3.2. ESTRUCTURA DE LAS CUENTAS ANUALES El Balance comprenderá, con la debida separación, los bienes y derechos que constituyen el activo de la empresa y las obligaciones que forman el pasivo de la misma, especificando los fondos propios. El balance de apertura de un ejercicio debe corresponder con el balance de cierre del ejercicio anterior. La Cuenta de Pérdidas y Ganancias comprenderá, también con la debida separación, los ingresos y los gastos del ejercicio y, por diferencia, el resultado del mismo. Distinguirá los resultados ordinarios propios de la explotación, de los que no lo sean o de los que se originen en circunstancias de carácter extraordinario. La Memoria completará, ampliará y comentará la información contenida en el Balance y en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias. El Código no sanciona directamente el incumplimiento de las prescripciones relativas a la llevanza y conservación de los libros. Pero establece, en cambio, sanciones indirectas de cierta gravedad: en caso de quiebra, la falta de los libros traerá como inexcusable consecuencia que aquella se declare fraudulenta, y las irregularidades en los mismos pueden dar lugar, según su importancia, bien a esa misma declaración, bien a la de quiebra culpable, con las graves consecuencias inherentes a los dos supuestos. Por último se ha presentado
en profundidad la legislación vigente sobre las obligaciones contables
del empresario, analizando los distintos libros y documentos contables,
los plazos para su legalización la forma de llevar los libros,
su conservación y las consecuencias del incumplimiento de las normas
legales en este sentido. |
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