El mecanismo de planificación empresarial consiste en determinar los medios o recursos necesarios para alcanzar los fines establecidos; es una toma de decisión anticipada.

La planificación consiste, en definitiva, en la administración ponderada de los recursos escasos para la consecución de los fines establecidos.

Representa la esencia de la función directiva y exige la aplicación del máximo esfuerzo organizativo.

Dentro de la planificación se pueden distinguir dos conceptos:

• Estrategia: centrada en los planteamientos globales (filosofías) y a largo plazo.
• Táctica: pretende adaptarse a la máxima consecución de los objetivos establecidos con los medios dados.

La planificación representa un proceso integral en el que todas sus piezas forman parte de un sistema interrelacionado.

1.1. PARTES DE LA PLANIFICACIóN

Según esto, podemos distinguir las siguientes partes en la planificación:

1.1.1. FINES

Se trata de especificar metas y objetivos.

La formulación de objetivos y metas de la planificación debe cumplir los siguientes requisitos:

• Especificar los objetivos de la empresa y traducirlo en metas.
• Definir un método operacional para cada meta y especificar los pasos a seguir para evaluar los logros conseguidos.
• Eliminar los conflictos entre las metas con motivo de impedir que el progreso hacia una meta implique sacrificar el progreso hacia otro.

1.1.2. MEDIOS

Valorar y desarrollar los medios para alcanzar los objetivos.

1.1.3. RECURSOS

Determinar tipos y cantidades de los mismos que se precisan.

Definir cómo se tendrán que adquirir o generar y cómo habrían de asignarse a las actividades.

1.1.4. REALIZACIóN

Diseñar los procedimientos para tomar decisiones, así como la forma de organizarlo para que el plazo pueda realizarse.

1.1.5. CONTROL

Desarrollar un procedimiento para preveer o detectar los errores o los fallos del plan, así como para prevenirlos o corregirlos (sin que se produzcan interrupciones que modifiquen o desvirtúen el proceso).

1.1.6. METODOLOGíA

El diseño de un Modelo de Planificación se inicia con la asignación de objetivos y subobjetivos, coordinados dentro de un sistema integrado que pretende realizar su actividad de la forma más económica posible.

Con los objetivos y subobjetivos fijados, se pasa al estudio conjunto de su compatibilidad en su grado de consecución. Una vez compatibilizados jerárquicamente los objetivos a alcanzar, comienza la etapa de programación, intentando optimizar los procesos y las actividades y elegir las mejores líneas de acción para el logro de los objetivos.

La tercera etapa del proceso de planificación consiste en la presupuestación, que hace referencia al marco temporal en que se deben ejecutar los programas aceptados. El presupuesto es la guía de acción temporal a que debe sujetarse la actividad económica.

Cada una de estas etapas integran distintos ámbitos temporales:

• Planificación en el largo plazo.
• Programación en el medio plazo.
• Presupuestación en el corto plazo.

La cuarta etapa del proceso de planificación que cierra el cielo es la de control. El control es la operación por la que el sistema tiende al cumplimiento de los objetivos. El control se produce mediante la comparacion délas variables previstas y las realmente obtenidas, estableciéndose el análisis de las desviaciones en las variables técnicas o económicas de la actividad realizada.

La información que así se obtiene sirve para mantener el sistema dentro de los límites planificados, programados y presupuestarios, y puede influir en la corrección de cualquiera de las etapas del proceso, dependiendo del grado de importancia de las desviaciones que se obtengan.

• Si las desviaciones afectan a corto plazo serán reflejadas en el control presupuestario y no incidirán en los programas y planes en curso.
• Si la magnitud de la desviación llega a alterar el curso de los programas obligará a replantear la programación. Y si su importancia es suficiente deberá tenerse en cuenta para la alteración de los objetivos o el cálculo de ponderación en sus propiedades.

De esta forma, la experiencia entra a formar parte integral del ciclo de planificación como un elemento sustancial, permitiendo a los sistemas económicos adaptarse a las cambiantes condiciones del entorno.

2. CONTENIDO DEL PRESUPUESTO

Un presupuesto es la cuantificación monetaria de las magnitudes que componen los programas establecidos para la consecución de objetivos fijados en el proceso de planificación.

El presupuesto contable es un instrumento de medición que debe cumplir unos requisitos, llamados principios presupuestarios. Se pueden distinguir los siguientes principios:

• Principio de rinalidad presupuestaria: el presupuesto debe perseguir, en cuanta crédito contable, la consecución de los objetivos que tiene asignados la entidad considerada.
• Principio de comparabilidad: las unidades básicas de medición cualitativa del presupuesto deben estar en estrecha relación con las correspondientes mediaciones contables ordinarias. Las mediciones cuantitativas del presupuesto deben ser susceptibles de una comparación homogénea con sus correspondientes en la contabilidad ordinaria.
• Principio de responsabilidad: el presupuesto según los objetivos a conseguir se debe ajustar de un modo preciso a la estructura de responsabilidades de la entidad considerada.
• Principio de adaptabilidad del presupuesto a las circunstancias que pueden condicionar la medición de la realidad considerada.
• Principio de operatividad. Dentro de éste podemos distinguir los siguientes aspectos:
• De agregación operativa. La medición presupuestaria debe ser lo más desagregada posible, siguiendo las líneas de responsabilidad de la estructura, pero lo suficientemente agregada para que su cálculo y aplicación puedan realizarse a un coste razonable.
• De preparación detallada. De modo que se tenga, en la medida de lo posible, la influencia de todos aquellos factores que puedan condicionar la realidad estudiada.
• De consecución. El presupuesto debe poderse conseguir con un esfuerzo razonable, con lo cual debe excluirse la consideración de un presupuesto ideal.

3. EL PRESUPUESTO GENERAL Y LOS PRESUPUESTOS CONCRETOS 0 PARA RAMAS 0 ACTIVIDADES DE LA EMPRESA

La actividad presupuestaria comprende las siguientes etapas:

• Elaboración y aprobación de presupuesto.
• Realización del presupuesto.
• Control y auditoría del presupuesto.

3.1. FINES

Los fines que se persiguen se pueden resumir de manera esquemática en:

• Cuantificar previsiones futuras.
• Conocer el resultado de la delegación de autoridad y responsabilidades.
• Servir de base para el control de las realizaciones por comparación a lo presupuestado.
• Facilitar el análisis contable.
• Facilitar la auditoría de cuentas.
• Descubrir el sistema de las comunicaciones y los procesos administrativos.

Actualmente, a la empresa se la considera como un sistema único que se encuentra formado, a su vez, por otros sistemas que, asimismo, pueden dividirse, lo cual a medida que se desciende de nivel, produce que el contenido y el ámbito de los sistemas sean menores.

Esto permite abordar el tema de presupuestación empresarial en la consideración de la empresa como un sistema total y da origen al concepto de Presupuesto Integral.

El Presupuesto Integral considera a la empresa como un sistema único, en cuya actividad se producen los elementos y efectos necesarios para su regeneración o reproducción. Al descender de nivel, aparecen los diferentes presupuestos en función de la actividad, forma y estructura de la empresa.

Dentro de este marco de estructura y de la actividad de la propia empresa, se clasificarán las operaciones según su naturaleza y su objetivo, diferenciando:

3.2. PRESUPUESTO OPERATIVO 0 DE EXPLOTACIóN

Está formado por:

• Presupuesto de ventas
• Presupuesto de producción:
• Presupuestos compras.
• Presupuesto mano de obra.
• Presupuesto gastos de fabricación.
• Presupuesto existencias.
• Presupuesto de gastos: financieros, administrativos, contables.

3.3. PRESUPUESTO FINANCIERO

• Presupuesto financiero.
• Presupuesto de inversiones.
• Presupuesto de tesorería.

3.4. PRESUPUESTO DE PROGRAMAS 0 DISCRECIONALES

• Presupuesto de investigación y desarrollo.
• Presupuesto de publicidad y propaganda.
• Presupuesto de relaciones públicas.

3.5. SÍNTESIS PRESUPUESTARIA

• Balance previsional.
• Cuenta de resultados previsionales.

3.6. METODOLOGíA

Todos los presupuestos operativos y financieros se encuentran integrados en la síntesis presupuestaria, al tiempo de estar interrelacionados entre sí, pero de forma muy elástica, a fin de que los desfases que se produzcan entre uno y otro permitan controlar la realización del Presupuesto.

Generalmente, el primero en prepararse es el presupuesto de ventas, elaborado en base a un pronóstico y previsión de las ventas y medido en unidades físicas por producto, y valorado en términos monetarios.

A continuación, en función de las existencias en inventario y la política de gestión de "stocks" definida, se determinan las necesidades reales de cada uno de los productos comerciales, lo que supone el programa de producción de los productos finales. Aplicado sobre dicho programa previo de producción y descendiendo a todos los componentes dentro de la estructura de los productos, teniendo en cuenta la duración, el tiempo operario y máquina de los procesos de fabricación de cada uno de los componentes y productos finales, así como de los centros o secciones de fabricación donde se produce, se elabora:

• El Presupuesto de producción para cada una de las secciones, valorando a coste prospecto las unidades de fabricación previstas.
• El Presupuesto de mano de obra, compras y gastos de fabricación para cada una de las capacidades analizadas.

Los presupuestos de inversiones, implican la elaboración de una relación de los proyectos de adquisición de nuevos activos fijos y la estimación en coste por proyecto. Cada inversión debe ser objeto de análisis de rentabilidad y de un expediente desde la apertura hasta la aceptación o rechazo de la misma.

La actividad presupuestaria permite fácilmente la medición efectiva del grado de cumplimiento de las responsabilidades delegadas, atribuidas a cada responsable y establecer un sistema de control a través de la fijación de normas que son utilizadas posteriormente por la Contabilidad Analítica o de Costes en su función de de establecer los costes efectivos y las desviaciones habidas respecto a los previstos.

4. CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS PRESUPUESTADA

Agregando a la situación inicial, como punto de partida, los flujos económicos y financieros contemplados en el presupuesto, podemos llegar a la formación de unos estados financieros previsionales, que podrían convertirse en reales si se cumplieran estrictamente las previsiones.

La cuenta de Pérdidas y Ganancias comprende todas las variables accesorias, así como sus relaciones, permitiendo enjuiciar la congruencia global de la construcción presupuestaria, así como el grado de cumplimiento previsional de los objetivos propuestos, dando pie, a la revisión del presupuesto para que se adapte más a las metas deseadas.

Teniendo a la vista todas las variables reflejadas en los estados financieros previsionales, es cuando podemos darnos cuenta de los posibles desequilibrios a que nos puede conducir nuestras expectativas presupuestarias.

La cuenta de Pérdidas y Ganancias está formada por los resultados de explotación, de la cartera de valores y extraordinarios.

Es necesario proceder a un análisis de los resultados que ponga de relieve aquellas partidas del mismo que tienen consecuencias financieras y, por tanto, dan lugar a entradas y salidas de tesorería, de aquellas otras partidas que no suponen movimientos en tesorería.

Los resultados están expresados de la siguiente forma:

I-G-C+(Ei - Ef)p+ (Ei - Ef)c

Siendo:

I = Ventas e ingresos por naturaleza

G = Gastos por naturaleza

C = Consumos materiales

Ei = Existencias iniciales

Ef = Existencias finales

p = Productos terminados y semiterminados

c = Producción en curso

Todas estas variables se encuentran expresadas en Valor Monetario. Si tenemos en cuenta que C consumos materiales es igual a:

C = K+ Ei- Ef

Donde:

K = Valor monetario de las compras

La expresión quedaría:

I - G - K + (Ef - Ei)m + (Ef - Ei)p + (Ef - Ei)c

Estando referido m a toda clase de materiales y siendo K igual a las compras expresadas en valor monetario.

Pero es obvio que no todos los componentes de los resultados previstos tienen consecuencias financieras, entendiendo éstas en el sentido de originar entradas y salidas de fondos de tesorería.

En el capítulo Ventas e ingresos por naturaleza: los subgrupos: Trabajos realizados por la empresa para su inmovilizado y Provisiones aplicadas a su finalidad no suponen cobros ni pagos, aunque modifican la composición del Balance en cuanto a inversiones y provisiones, respectivamente.

Con respecto a los Gastos por naturaleza, los subgrupos que no originan movimientos de tesorería son: Dotaciones del ejercicio para la amortización y Dotaciones a las provisiones, siendo sus respectivas contrapartidas Amortizaciones Acumuladas y Provisiones que modifican la estructura del Balance.

Las Compras por naturaleza suponen, en todos los casos, salidas y entradas, éstas últimas en el caso de devoluciones de compra, de activos dinerarios, estando al mismo tiempo implicadas estas compras en la estructura del Balance en cuanto a la variación del stock de materiales.

Las variaciones de "stocks" referidas a las materias primas productos terminados y semielaborados y productos en curso no se relacionan con las necesidades de tesorería.

5. PROBLEMÁTICA DE LA UTILIZACIÓN DEL SISTEMA DE PRESUPUESTOS

Al comparar las variables previstas y las realmente obtenidas, se establece un análisis de las desviaciones en las variables técnicas o económicas de la actividad realizada. Puede haber un problema cuando las desviaciones obtenidas se alejan de lo previsto inicialmente.

Existe la posibilidad de que la empresa tenga un gasto extraordinario de gran cuantía y que no se haya previsto (por ejemplo, una reparación), por lo que la empresa tendrá que hacer frente a ese gasto inesperado.